Выбор выставки на "пятерку"


21 февраля 2017 г.



Чтобы выжать из организатора выставки все возможности, которые он готов предложить, на этапе выбора и переговоров надо делать акцент на принципиальных моментах, которые смогут обеспечить вам максимальный эффект от участия в экспозиции.

Организаторы выставки могут предложить километры текста для участников, процент информативности которого может колебаться в районе довольно низких процентов. Развеять дымовую завесу, распознать отвлекающие маневры легко, возвращая внимание организаторов к принципиальным для вас темам во время обсуждения.
Если вы четко знаете, какие цели вы преследуете на выставке, какого эффекта хотите достичь, тогда будьте готовы запрашивать информацию обо всем: о пиковых часах посещаемости выставки, о рекламных ресурсах, о составе посетителей и участников, о конкурентах, о продвижении самой выставки и так далее. Вы должны получить гораздо больше, чем стандартное коммерческое предложение, базовый список опций, вариантов стенда, форм обслуживания.

При обсуждении условий участия в выставке, обязательно задайте ряд ключевых вопросов, которые дадут вам информацию для оценки эффективности. Ваш собственный опросный лист может быть сколь угодно длинным, но не забудьте о пяти важных оценочных критериях, которые помогут обрисовать для вашей компании полную картину возможностей.

1. Опирайтесь на опыт организаторов в выборе эффективной стратегии на выставке.

Просто узнайте, какие ходы чаще всего используют экспоненты. Любой квалифицированный менеджер со стороны организатора держит руку на пульсе событий, в состоянии рассказать о наиболее используемых стратегиях экспонентов. И, главное, у менеджмента выставки совершенно уникальный взгляд на маркетинговые стратегии, которые регулярно показывают свою эффективность. Организаторам со стороны виднее, какие тактические ходы оказываются правильными и почему. Эта информация будет весьма полезна вам при создании своей собственной эффективной программы участия выставке по аналогии с предыдущими успешными проектами. Брать во внимание уже примененные когда-то удачные маркетинговые стратегии — это правильно.

Говоря с организатором на данную тему, вы сможете понять и профессиональный уровень самого организатора. Ведь если тот мало что может поведать вам о маркетинге, стратегиях, прошлом опыте, то маловероятно, что и вам он сможет предложить толковую помощь в разработке какой-либо, а уж тем более эффективной стратегии для выставки.

Если участники выставки редко-редко пользуются советами организаторов, значит ее менеджеры мало содействуют экспонентам, не знают возможностей собственной площадки, не имеют или не используют собственные ресурсы для продвижения.

2. Обратите внимание, как выставочная компания поддерживает контакты с участниками и посетителями выставки в течении года.

Помните, что покупая площадь на экспозиции, вы инвестируете не только в пространство, кусок пола и воздух над ним. Вы платите, прежде всего, за рекламные возможности и стратегии продвижения, которые организатор выставки гарантирует своим потенциальным клиентам. Поэтому, если в результате вашей оценки выставочной площадки становится понятно, что менеджмент делает не так уж и много для привлечения посетителей, показывает низкую скорость роста экспозиции, популярности ее, то вы рискуете заплатить за услуги, которые вам в итоге не предоставят.

Важен уровень и плотность взаимодействия организаторов выставки с посетителями, качество и интенсивность продвижения, рекламные возможности и каналы. Стоит обратить внимание не только на внутри выставочные ресурсы, но и на используемый внешний промоушн. Все это PR действия со стороны организатора должны иметь тесные взаимосвязи с отраслью, на которой специализируется выставка. Это свидетельство отличной осведомленности о потребностях целевой аудитории, об их мотивациях.

Организаторы выставки, которые регулярно поддерживают контакт с посетителями и участниками, информируют их о любых событиях, автоматически дают вам шикарную возможность постоянно присутствовать во всех новостных дайджестах. Возможность поддерживать интерес к своей компании эффективными и незатратными путями не только на выставке, но и в межсезонье — это бесценно.

3. Множество вариантов и насыщенность спонсорских пакетов также могут помочь вам сделать выбор в пользу той или иной выставки.

Оцените предложения организаторов по главному критерию — соответствие потребностям вашей компании и ее целям на мероприятии.

Из сотрудничества с организаторами в качестве спонсора выставки надо выжать все, что заявлено в контракте. И хорошо бы, чтобы за ваши деньги там было заявлено как можно больше. Однако будьте готовы к тому, что выставочная компания не будет бесконечно потакать вашим капризам, ведь им надо удовлетворить и свои потребности. Поэтому в ходе переговоров постарайтесь найти баланс, обоюдовыгодное решение.

4. Сторонний аудит, услугами которого сейчас пользуются многие организаторы выставок — бесценный и объективный источник информации об эффективности мероприятия.

Данные аудита помогут вам уточнить много важных аспектов: реальные площади выставки, количество и состав посетителей, эффективность, география, демография и так далее.

В России только одна компания осуществляет аудит выставок. На результаты официального выставочного аудита России и стран СНГ анализа стоит опираться. Ведь эта процедура хоть и добровольная, но обязательна для выставки, организатор которой намерен получить знаки отличия – Знак Российского Союза выставок и ярмарок и Глобальной Ассоциации выставочной индустрии. А это уже серьезный аргумент для участия в экспозиции.

5. Обратите внимание, кто из ваших основных конкурентов намерен участвовать в выставке и каким образом: как экспонент, как спонсор или участник деловой программы.

Вы можете воспользоваться официальной информацией, предоставленной организаторами на сайте выставки. Это обычные сведения, который доступны и экспонентам, и посетителям. Никакого шпионажа, только открытые данные: размер и локация стенда, сведения о прошлом опыте участия в мероприятии, расписание презентаций, деловой программы, выступлений на конференциях, состав спикеров и экспертов.

Данные о конкурентах помогут вам спланировать месторасположения вашего стенда, его дизайн, который будет выделяться на общем фоне, выбрать стратегию привлечения посетителей, перенаправить трафик в вашу сторону. Изучите тактические планы и боевую мощь соперников и противодействуйте им с умом.

Изучение качества организации выставки по этим пяти критериям даст вам массу полезной информации для обдумывания. Важно, чтобы ваша команда по подготовке смогла добыть все сведения, проанализировать их и учесть при разработке эффективной стратегии, оценив выбранную выставку на «пятерку».

По материалам www.exhibitoronline.com



Назад