Верные способы разбазарить бюджет


29 октября 2015 г.



Есть несколько оплошностей, допустив которые, вы гарантированно пустите ваш бюджет по ветру. Но если их избежать еще на стадии подготовки, то вы получите такую выставку, как хотите, и по той цене, которая вам будет выгодна и удобна.

Любой, кто строил или ремонтировал когда-либо, знает, что всего пара промахов, и для бюджета сработает принцип домино: одни шальные расходы потянут за собой другие. В построении планов для участия в экспозиции взаимосвязи абсолютно такие же. Когда дело доходит до приобретения выставочного стенда, очарованные богатством выбора менеджеры и руководство компаний-экспонентов склонны принимать дорогостоящие решения. Стремясь к лоску, высоким технологиям, они не учитывают, как каждый из пунктов сметы повлияет на дальнейшие расходы по транспортировке, монтажу и хранению выставочного стенда. Подняв себе дизайнерскую планку высоко, экспоненты напрочь забывают установить нижний порог стоимости.

Запускайте дизайнерские работы после завершения маркетингового планирования

Пока под тщательно проработанным, расписанным до мельчайших подробностей, включающем каждый шаг и растраченную копейку маркетинговым планом для выставки не стоят все подписи и печати, даже близко не подходите к дверям в кабинет дизайнеров. Туда вы направитесь только с четким и ясным списком целей, задач и ожиданий от экспозиции.

Предоставили неполные, поверхностные вводные данные дизайнерской команде — получили множество переделок в ходе работ над выставочным стендом. Такой вот алгоритм. А ведь время дизайнеров стоит денег. Не стоит тратить и то, и другое, если вы не способны донести весь спектр своих желаний до проектной группы. Конечно, вы можете вносить изменения и по ходу производства стенда. Но чем меньше правок вы вносите в чертежи проектов, тем больше денег остается на материалы и конструкции.

Прежде чем озадачивать команду дизайнеров, убедитесь, что все менеджеры, задействованные в подготовке выставки, высказали свое мнение и пришли к согласию. Пожелания всех заинтересованных сторон нужно зафиксировать на бумаге: любые изменения, стилистические и цветовые предпочтения, функциональные требования, техническое оснащение стенда. На этом их прямое участие во внесении правок в дизайнерский проект завершается. Отныне они высказывают свои пожелания только одному уполномоченному лицу, ответственному за производство выставочного стенда.

Чтобы отрезвить особо активных и творческих, внесите в смету производства выставочного стенда отдельный пункт, где нарушение сроков, внесение изменений стоит столько-то за один час. Это защитит бюджет, отведенный на экспозицию. Когда промежуточные исправления требуют дополнительного, альтернативного финансирования подготовки к выставке, команда менеджеров и руководство компании становятся более дисциплинированными.

Создайте общую концепцию выставочного стенда, а не список элементов

Частая картина, когда дизайнерская группа получает техническое задание на производство стенда, в котором прописана пара поверхностных и туманных маркетинговых целей, зато приложен длинный перечень «необходимых» элементов. Такие брифы напоминают список покупок для мебельного магазина, причем покупатель представления не имеет, каким станет его будущий интерьер. С таким подходом, с зацикленностью на элементах, а не на общей картине, эффективность участия в выставке гарантированно пострадает, а бюджет будет раздут, поскольку в итоге вы купите больше «материалов» чем нужно, чтобы удовлетворить ваши ожидания от экспозиции.

Более разумный план действий — после определения маркетинговых целей пропустить весь список элементов через своеобразное сито по набору полезных качеств:

  • помогает ли данный элемент в достижении целей на выставке?
  • является ли он самым экономически эффективным из всех имеющихся и предназначенных для выполнения ваших задач на выставке?

Главное, чтобы каждый элемент экспозиции выполнял определенную важную задачу и был выбран осознанно и целенаправленно. И если тестируемый элемент не удовлетворяет этим двум требованиям, потратьте ваши деньги на что-то другое, необходимое для выставки. Во что реинвестировать? Да в рекламную кампанию, обучение персонала, презентации.

А как вы контролируете, чтобы смета затрат на выставку не раздулась?



Назад