Участие в выставке: как сэкономить время


13 декабря 2017 г.



Планирование такого крупномасштабного мероприятия как выставка требует соответствующих организационных навыков и стальных нервов. Необходимо уметь оперативно принимать верные решения и действовать решительно в стрессовых ситуациях. Поэтому важно знать, как правильно управлять временем и полноценно использовать ресурсы при подготовке к выставке.

Тайм-менеджмент на выставке — вещь непростая, но необходимая. Как только вы начнете планировать свои действия и четко следовать намеченному плану, то удивитесь, как много времени у вас освободится.


Создайте расписание участия в выставке

Расписание событий участия в выставке должно стать главным документом, своего рода конституцией. И постепенно процесс выстроиться в стройный план. В расписании выставки или плане подготовки выставки следует подробно описать все действия, которые необходимы для успешного участия. Со всей этой информацией, собранной в одном месте и регулярно обновляемой и дополняемой в соответствии с изменениями в процессе подготовки к выставке и со стороны организаторов, вы сэкономите время несколькими способами. Во-первых, подобный план-график может значительно повысить эффективность работы в команде, потому что все члены команды смогут легко видеть прогресс каждой задачи.

Если ваша компания пользуется программами планирования, то все это можно сделать в электронном виде и следить за процессом онлайн. Во-вторых, это точно поможет вам в будущем — один раз составив план-график, вы сможете использовать его для участия в выставках в дальнейшем, корректируя некоторые пункты.

Не хватайтесь за все задачи подготовки выставки сразу

Следует трезво оценивать свои силы, возможности, компетенции и, самое главное, время при планировании и делегировании задач. Может возникнуть соблазн взять на себя слишком много, попытаться сделать все сразу, а в итоге перегрузить себя, что приведет к провалу. Раздавайте задачи коллегам и подрядчикам, способным справиться не хуже вас и оперативно. Но сперва убедитесь, что вы заложили адекватное время на выполнениеткаждой задачи и в целом весь процесс у вас выстраивается в реалистичную временную шкалу.

Предусмотрите непредвиденные расходы на выставке
Всегда есть искушение заказать только тот гигиенический минимум, который понадобится на выставке, и в конкретном объеме, чтобы сэкономить. Но всегда полезно заказать немного больше, на всякий случай. Это касается, например, раздатки, которая заканчивается раньше, чем выставка.

В конечном итоге такой путь сэкономит вам время на судорожные поиски типографии, возможно, еще и в незнакомом городе. А главное — убережет от стресса и траты времени на лишние действия во время участия в выставке.

Используйте современное программное обеспечение для планирования и управления участием в выставке

Наряду с вашим мастер-планом, который может быть хоть в гугл-таблице, обязательно привлекайте современные сервисы. Любая система управления проектами, которая поможет вам ставить задачи и следить за процессом их выполнения каждый день, поможет вам ничего не упустить при подготовке к выставке и оперативно среагировать в случае, если какой-то процесс тормозится. Попробуйте готовиться к выставке с помощью бесплатного онлайн-инструмента ExpoPlanner, в котором можно найти готовые шаблоны различных документов, которые понадобятся экспоненту. План подготовки составлен с учетом рекомендаций мировых выставочных экспертов, а сроки сдачи задач автоматически настроены на сроки Организатора. Кроме того, удобная система оповещений о задачах позволит избавиться от необходимости постоянно держать в все в голове для контроля сотрудников, партнеров и подрядчиков. Все это позволяет не только экономить время, но и сделать подготовку к выставке любого масштаба максимально удобной.

Много рук при подготовке выставки не бывает
Ничто не поможет вам сэкономить время при планировании участия в выставке, как дополнительная пара рук. Удостоверьтесь, что у вас в команде есть именно столько сотрудников, сколько требуется. И если нет, не постесняйтесь аргументированно заявить руководству о том, что требуется пополнение. И пока вы заботитесь о том, чтобы выстроить четкую и эффективную коммуникацию с подрядчиками, Организаторами выставки и клиентами, персонал будет экономить ваше время.

Еще больше полезных советов по участию в выставках вы найдете в блоге Protoplan. Выставки и выставки-ярмарки для решения любых бизнес-задач вашей компании собраны в каталоге выставок Protoplan — в нем собраны более 19 тысяч мероприятий со всего мира. Статистика, контакты организаторов, рейтинги — информация в каталоге выставок Protoplan регулярно обновляется и поэтому заслуженно пользуется авторитетом среди профессионалов.



Назад