​Стенд на выставку взаймы: плюсы и минусы


5 июля 2017 г.



Арендовать или купить?

В аренде выставочного стенда есть свои плюсы и минусы. И о них лучше знать заранее, чтобы вписать любые сценарии развития событий в свой бюджет.


Купить или арендовать выставочный стенд? Какой вариант максимально приближен и к вашему бюджету, и к долгосрочным планам? Практический метод подсчета показывает, что аренда (за вычетом затрат на производство, дизайн и изготовление собственной графики) составляет от одной трети до половины затрат на покупку выставочного стенда аналогичной конфигурации. Потому, если в ваших планах прописано более трех участий в экспозициях в течение даже года, разумней стать полноправным владельцем стенда.

Если вы планируете участвовать в выставке такое количество раз, которое уместится на пальцах одной руки, тогда аренда стенда подойдет вам лучше. Скажем даже больше: некоторые компании предлагают нечто вроде тест-драйвов, где, прежде чем купить выставочный стенд, вы можете его опробовать на деле (аренда с последующим выкупом). Такие примерки помогут вам определиться с потребностями, просчитать выгоды, сравнить разницу затрат на аренду и покупку.

Но есть и несколько других параметров и причин, влияющих на выбор в пользу (или наоборот) аренды выставочного стенда.

ПЛЮСЫ

Пространство для маневра

Если площадь и формы вашей экспозиции меняются от раза к разу, сложно иметь дело с четкими параметрами\размерами собственного выставочного стенда. В таком случае варианты аренды помогут вам обойти подобные трудности.

Проще арендовать больший или меньший выставочный стенд, отвечающий вашим потребностям. Должна быть возможность добавить или убрать некоторые арендуемые компоненты, чтобы состав и количество ваших конструкций не зависели от площади, которую вы будете снимать на выставке.

Когда речь идет о прокате оборудования для экспозиции, лишь немногие участники выставок считают финансово выгодными стандартные стенды, расположенные вдоль стены (минимальный размер, простейшие конфигурации, номинальное присутствие мебели). Но когда компания представляет свои достижения на больших линейных площадях или в пространстве, островком расположенном посреди павильона, с точки зрения практичности и выгоды популярность варианта аренды стенда просто взлетает. Ведь в случае с облегченной задней стенкой, фоновым банером дело не обойдется. Понадобится постоянная жесткая конструкция, которую придется снабдить необходимыми графическими элементами, визуальными эффектами, рекламными сообщениями и так далее.

Пробный заезд

Аренда также дает участникам выставки возможность опробовать различные варианты стендов, способов представлять свою продукцию, дизайнерских решений, которые лучше всего подходят целям компании. Такие репетиции помогут экспоненту в будущем сделать правильный выбор постоянного стенда, который он приобретет в собственность. «Генеральные прогоны» выступления на выставке полезны и тем, кто участвует не только в отраслевых, но и в экспозициях смежной тематики, где требуются другие методы представления продукции.

Стенды в аренду помогают и тем компаниям, которые имеют плотный график участия в выставках, но при этом не обладают достаточным количеством декораций, чтобы перекрыть потребности всех экспозиций. Когда мероприятия идут одно за другим, почти не оставляя временного буфера, можно разбазарить весь бюджет только на экстренную транспортировку элементов стенда с одной экспозиции на другую.

Эффективность затрат

Компании, которые только выходят на рынок, запускают новый бренд или продукт, как правило, желают представить на выставке грандиозный, впечатляющий стенд. Но, зачастую, такие дебютанты не имеют достаточно финансовых ресурсов для крупных покупок. Для них самый разумный вариант — арендовать нечто сногсшибательное, а не приобретать в собственность скромные компромиссные версии выставочного стенда.

Кроме того, аренда выставочного стенда и оборудования подразумевает, что текущие расходы на техническое обслуживание и ремонт, оплату складских услуг, страховых взносов исключены. Тратиться на исправление повреждений стенда после экспозиции также не придется. А это значительная статья расходов, между прочим. По статистике ремонт после каждой выставки может составить 3-5 % от стоимости стенда. Потому даже самые опытные экспоненты с длинным послужным списком предпочитают экономить, арендуя, а не покупая некоторые устаревшие элементы стенда, которые требуют замены.

Для разных финансовых схем

Когда у экспонента достаточно денег на приобретение стенда в собственность, тут вступает в игру финансовая политика компании, которая и влияет на решение вопроса: что выгодней — аренда или покупка. Как правило, взятые внаем стенды оплачиваются по единовременному счету: рассчитался — попользовался. Если компания понимает, что какие-то элементы стенда подходят им идеально и понадобятся в дальнейшем, их можно купить. Скажем даже больше: не все экcпоненты желают иметь в собственности стенды по ряду стратегических и финансовых причин. Некоторые компании устанавливают лимит по сумме денег, которые можно потратить на стенд или на участие в выставке. Эти средства могут капитализироваться и амортизироваться последующие три-пять лет. Есть и такие компании, чьи выставочные маркетинговые программы и вовсе субсидируются за счет государственных средств или грантов. Таким участникам не остается ничего другого, как арендовать стенды.

Простота в использовании

Компании, которым необходимо переложить на кого-либо основную часть нагрузки в организации участия в выставке(например, заказ транспортных, погрузочно-разгрузочных, коммунальных и тому подобных услуг), будут только рады получить удобный и экономически эффективный полный пакет услуг, прилагаемый к аренде стенда. Особо актуально это для управленческой команды экспонента, чей график мероприятий очень плотный. Кроме того, процедура проката означает, что не надо заботиться о дальнейшей судьбе отработавшего свою программу стенда. После выставки он благополучно отправляется на склад экспоцентра.

Для экспонентов, лишь периодически участвующих в иностранных и иногородних шоу, нет смысла тратиться на транспортировку, растаможивание и прочие сложности. Самый разумный вариант для них — арендовать выставочный стенд в непосредственной близости от места проведения мероприятия, а лучше у самого экспоцентра или организатора.

МИНУСЫ

Готовьтесь идти на компромисс

В случае с арендой всегда велики шансы, что не получится найти экспоцентр или подрядчика, на складе которого окажется стенд и оборудование, точно подходящие под ваши стратегические планы, конструкторские требования и дизайнерские вкусы. Не все выставочные компании держат на складе полный перечень прокатного оборудования, а имеющиеся модули и системы могут оказаться неподходящими для имиджа вашей компании. Даже если вы найдете стенд, соответствующий вашим потребностям, никто не гарантирует его наличие.

Имейте ввиду, что другие экспоненты, затеявшие аренду, будут претендовать на те же составные части стендов, что и вы. Потому нарисовать себе образ стенда, отыскать его на складах, заказать и оплатить следует задолго до начала выставки. Насколько? Решайте сами, ведь опыт показывает, что прокатное оборудование и конструкции имеют определенную степень износа всегда, могут быть выполнены из более дешевых материалов, чем это могло бы быть, приобретай вы стенд по собственным эскизам.

Поставщик может запросто наложить ряд ограничений на переделку, адаптацию арендуемого стенда под ваши потребности. Потому, если вы берете в прокат нечто специфическое, будьте готовы идти на компромисс в ущерб вашим конструкторским и дизайнерским идеям. И, скорей всего, арендуемый вами стенд, в данном случае, останется в первозданном виде, лишь с тенью индивидуальности вашей компании.

Платежи по всем статьям

Предложения по прокату стендов не нормированы. Стоимость проката, в зависимости от поставщика, может включать или не включать в себя тестовый монтаж и просмотр, доставку, снабжение нужной документацией, надзор на месте установки и демонтажа. Поэтому не стоит сходу впечатляться приемлемым ценником, который на самом деле может быть сформирован без учета всех дополнительных услуг. При составлении и подписании контракта на аренду просите подробный постатейный список того, что включено\не включено в коммерческое предложение.

Если вы арендуете стенд у генерального подрядчика выставки, такое предложение, как правило, включает в стоимость и фиксированную оплату работ по монтажу\демонтажу, доставке конструкций к месту установки\на склад. Эти моменты обсуждают в ходе переговоров с подрядчиком, параллельно «выбивая» для себя некоторые финансовые преимущества.

Запредельные цифры

Без предварительных стратегических подсчетов может случиться так, что аренда выставочного стенда в долгосрочной перспективе обойдется вам дороже, чем его приобретение. Потому сверяйтесь с вашими графиками мероприятий, их плотностью в течение года. Если выставка для вашей компании — событие однократное за все 365 дней, тогда можно включить в текущие расходы разумную сумму на прокат стенда, которая «отобьется» в долгосрочной перспективе.

Другой пример. Вы купили выставочный стенд за 100, использовали его три раза в течение года. Но вы станете использовать еще ближайшие четыре года, пока он не состарится или не изменятся ваши маркетинговые приоритеты. Но если вы арендовали точно такой же стенд за 34, вы потратите в итоге больше 100 за те же три выставки в течение года, но не будете иметь ничего собственного для использования в дальнейшем.

Также существует риск, что возрастут расходы на установку\демонтаж арендуемых выставочных стендов, которые не будут подходить под ваши требования. Вы будете платить больше за дизайн, за производство дополнительных элементов, графики и хранение всего этого добра каждый раз, когда станете использовать прокатный стенд.

Как видите, у вашей команды, готовящей участие в выставке, у маркетингового отдела и бухгалтерии есть почва для размышления над вопросом «арендовать или не арендовать стенд?». Но решение найдется быстрее, когда известно, где в этой задачке плюсы и минусы. А не упустить ни одну из мелочей в подготовке выставки поможет наш Expoplanner, бесплатно составив для вас план подготовки, где мы учли все стадии организации вашего мероприятия, чтобы ничто не ушло из-под контроля в этом таком непростом, но увлекательном процессе под названием "выставка".



Назад