Сориентируемся на месте или порядок участия в выставке: что делать до, во время и после выставки.


17 мая 2017 г.



Участие в выставке — отличный стресс-тест, испытание на прочность и на слаженную работу всех бизнес-систем компании: продаж, PR, маркетинга. Конечно, большая нагрузка ложится и на логистику. Ее эффективность отлично проверяется на выставках, ведь именно там нужно четко управлять материальными запасами, техническим обеспечением, финансовыми, информационными и человеческими ресурсами. Адаптировать логистические схемы к полевым условиям экспозиции поможет следующая памятка. Однако, конечно, лучший гид по подготовке Вашего участия в выставке - это ExpoPlanner от Protoplan: самый надежный способ не упустить ни одну деталь из-под контроля и всегда выполнить все задачи плана подготовке на отлично. Бесплатно. Надежно. Экономит до 70% времени от всего периода подготовки мероприятия любого масштаба.


Во время подготовки к открытию выставки

  • Весь ваш выставочный арсенал нужно привести в полную боевую готовность еще до начала мероприятия. Любая графика, аудио- и видеооборудование, мебель, фурнитура, сувенирная продукция и рекламная полиграфия, питание для персонала и прочее — до начала выставки все необходимо привести в надлежащий вид и подготовить к старту.
  • Дополнительные коробки и упаковку для транспортировки лучше хранить у застройщика стенда или на складе экспоцентра.
  • Проверьте, все ли коробки, элементы и материалы в соответствии с вашим списком доставлены на стенд. При необходимости соберите все вместе.
  • Подготовьте и передайте представителям своей компании или ответственным лицам на стенде все инвентаризационные списки, графики и планы работы. Убедитесь, что ваш тайминг корректен и скоординирован на протяжении всего мероприятия, что вы просчитали все, вплоть до кофе-брейков для персонала.
  • Определите лицо, которое будет являться для СМИ официальным представителем компании. Оповестите о своем выборе персонал своего стенда.
  • Проинформируйте сотрудников о любых соревнованиях и акциях, запланированных вами в ходе экспозиции. Объясните детально, что и как будет происходить, какие документы и формы следует заполнять и впоследствии обрабатывать.
  • Перед стартом выставки проведите тест-драйв оборудования, проверьте, все ли работает корректно.
  • Все ваши презентации для выставки (выступления, записи, демонстрации) нужно отрепетировать заранее.
  • Проинформируйте каждого сотрудника стенда о его роли и обязанностях, сфере ответственности во время работы на выставке.
  • Ваш пресс-центр необходимо снабдить нужным количеством подготовленных пресс-китов: наборы рекламных материалов, содержащих информацию о продвигаемом продукте, о компании, о биографии руководства, а также другие данные, которые вы хотите сообщить клиентам и СМИ.
  • Проверьте и подтвердите бронирование конференц-залов и переговорных зон.
  • Повторно подтвердите графики участия ваших представителей в любых протокольных мероприятиях: приветственных коктейлях, банкетах, приемах и обедах.

Во время выставки

  • В дни работы выставки приходите первыми — до открытия павильонов для посетителей. Таким образом, у вас будет достаточно времени, чтобы открыть складские, офисные помещения, сам стенд, проверить готовность материалов и оборудования к старту работы.
  • На протяжении выставочного дня проверяйте уровень запасов раздаточных рекламных материалов, полиграфии и даже резервы по кейтерингу.
  • Убедитесь, что ваш персонал оставляет свою верхнюю одежду и сумки в бэк-офисе или специальном помещении, организованном на стенде, а не в общей гардеробной экспоцентра. Это исключит лишнюю суету и перебежки по нерабочим вопросам.
  • В конце рабочего дня вы (или назначенное вами ответственное лицо) должны провести обход и осмотр выставочного оборудования, а также закрыть стенд.
  • Оцените, как прошел день, какие проблемы всплыли. На основании полученной информации внесите корректировки в планы и логистику следующего выставочного дня, подумайте, какие моменты можно было бы улучшить. А после можно и развеяться немного всем коллективом персонала стенда в неформальной обстановке.
  • Делайте побольше фотографий вашего стенда на выставке.
  • Собирайте отчеты, анкеты, формы и документы о работе на стенде каждый день и отправляйте на обработку сотрудникам своего офиса. Проведенный ими первоначальный анализ поможет внести необходимые правки в ваши текущие действия на выставке. Кроме того, эти данные пригодятся вам при составлении отчета об участии в экспозиции.

Во время закрытия выставки

  • Назначьте сотрудников, ответственных за демонтаж стенда и завершение работы на выставке. Распишите их обязанности, задачи и план действий. Проконтролируйте ваш персонал.
  • Соберите все ящики для транспортировки и хранения стенда, оборудования, материалов.
  • Обязательно промаркируйте все коробки и упаковки для транспортировки обратно в офис или на склад компании.
  • Убедитесь, что элементы стенда собраны и упакованы должным образом: организованно, аккуратно и надежно. В процессе пользуйтесь своим инвентаризационным списком.
  • Организуйте транспортировку всех коробок с выставки на ваш склад. Если не все элементы стенда, оборудование, мебель, материалы вы собирали и упаковывали самостоятельно и какую-то часть работы взял на себя персонал застройщика стенда, тогда убедитесь, что они сделали это в соответствии с вашими регламентами и списками, а также подтвердите время доставки в ваш офис.
  • В финале составьте план-описание последующего процесса для анализа деятельности вашей компании на выставке и ответной реакции вашей целевой аудитории.


Назад