Отчет по выставке - необходимые ингредиенты (продолжение)


25 февраля 2016 г.



Раздел 4: Продвижение

Здесь следует оценивать несколько направлений. Первое — это эффективность мероприятий по продвижению до выставки. Каждый из шагов, сделанных на этапе подготовки, должен быть внесен в список и проанализирован с точки зрения пропорциональности затрат и пользы. Сюда относится и случай, когда ваша компания выступает спонсором выставки. Эффективность такой формы участия также следует проанализировать.

Критериев оценки два: объективный — соответствие количества приглашенных на ваш стенд и пришедших по факту; субъективный — обратная связь с представителями прессы, которые присутствовали на организованных вами встречах.

Проанализируйте дополнительные действия, которые предприняла ваша компания для продвижения на выставке. Сюда входит оценка гостеприимности и коммуникативных качеств персонала стенда, качество работы с VIP-гостями, благодарственные обеды для ключевых клиентов, развлекательные шоу, мероприятия, организованные совместно с вашими партнерами, обучающие семинары для посетителей экспозиции, спонсорство и участие в деловой программе.

И еще одно важное направление — эффективность участия в медиасобытиях. Здесь следует оценить количество представителей прессы, экспертов отрасли, которые были задействованы для экспозиции, число встреч с журналистами, которые провело руководство компании. Нужно подсчитать все позитивные отзывы о вашей компании, опубликованные прессой после окончания выставки. И конечно, в отчет нужно включить информацию о бюджете, потраченном на мероприятия по продвижению на выставке.

Раздел 5: Работа персонала на стенде

Чтобы определить качественный и количественный состав команды для стенда на будущих выставках, обязательно нужно оценить эффективность сотрудников на прошедшей экспозиции. Два главных вопроса: было ли достаточно персонала на этапе установки и демонтажа стенда, а также справились ли сотрудники с потоком посетителей.

Сверьтесь с рабочим графиком персонала стенда. Убедитесь, что время было пропорционально распределено для всех сотрудников, что любые изменения, которые вносили, имели весомые причины. Проанализируйте функциональную нагрузку каждого работника.

Оцените эффективность обучающей работы, которую вы провели с персоналом стенда до выставки: тренинги, семинары, совещания по вопросам стратегий продвижения продукта, достижения маркетинговых целей, дисциплине. Были ли видны результаты этого обучения в действиях сотрудников на экспозиции? Осуществлял ли «тренер» дополнительный контроль персонала? Как оценивают эффективность и пользу обучения сами сотрудники?

Список недостатков также должен присутствовать в отчете: проблемы с дисциплиной, подготовленностью, производительностью, оперативностью, коммуникациями с посетителями стенда. Все ли игроки команды — менеджеры, дилеры, промоутеры — действовали направленно или стоило обойтись «универсальными солдатами»? Была ли работа на стенде действительно командной?

По итогам анализа не забудьте поощрить сотрудников, проявивших себя на выставке наилучшим образом.

Раздел 6: Новые таланты

Некоторые из работников стенда на выставке могут открыть себя с неожиданной позитивной стороны. Потому в отчет о действиях личного состава включите анализ профессионализма сотрудников, ведущих презентаций, спикеров, лидеров продаж. Насколько точно они транслировали ваши корпоративные сообщения? Действовали ли они профессионально? Вызывали ли доверие и заинтересованность аудитории? Готовы ли вы на следующей выставке ставить перед этими работниками такие же задачи?

Раздел 7: Презентации продукции

В отчете нужно описать каждую из презентаций, которую провели ваши сотрудники на выставке: и на стенде, и в деловой программе.

Сколько раз вы демонстрировали свою продукцию?

Сколько длилась каждая презентация?

Какое количество посетителей присутствовало на каждой из них?

Были ли презентации интерактивными?

Какая информация о продукции вашей компании была включена в демонстрационные шоу? Смогли ли вы в презентации отразить достоинства и преимущества вашего продукта (в том числе по отношению к продукции конкурентов)?

Побудили ли ваши презентации потребителя к покупке?

Раздел 8: Оценка конкурентов

Проанализировать действия конкурентов на выставке — это одна из важных задач. Поэтому отчет должен включать сравнительную характеристику, чтобы понимать, как ваша компания выглядела на фоне конкурентов. Оцените их действия на экспозиции, их стенды, продукцию, рекламные и информационные материалы, мероприятия, которые они устраивали, в которых принимали участие.

Раздел 9: Бюджет

Обязательно сравните затраченную на выставку сумму с той, которая предполагалась на этапе подготовки. Насколько они разнятся? Были ли очевидные варианты для сокращения расходов на экспозицию? Что вызвало превышение бюджета: внешние или внутренние факторы?

И в заключение отметим, что совместно с менеджером, ответственным за написание отчета о выставке, руководство компании должно определить список сотрудников, которые получат копии полного и краткого текста документа. Директора и топ-менеджеры предпочтут версию отчета, где отображены бюджет, маркетинговые стратегии, результаты выполнения планов.

Количество деталей в отчете уменьшается в зависимости от того, где на служебной лестнице располагается сотрудник, получающий копию. Краткая версия документа может содержать всего одну страницу и быть разослана адресатам по электронной почте. Главное, чтобы после прочтения любой из версий отчета всей выставочной команде стало предельно ясно, какие успехи были достигнуты с помощью экспозиции, в каком направлении нужно менять и совершенствовать маркетинговые стратегии, какие объемы финансирования стоит предусмотреть на будущее.



Назад