Новый стенд для выставки: пришёл, выбрал, победил!


14 июня 2017 г.



В новой заметке нашего блога мы расскажем Вам о том, как выбрать новый стенд для выставки. Все мы понимаем, что регулярное участие в выставках улучшает положение вашей компании и продукта на рынке, привлекает клиентов, но ухудшает состояние стенда. Этот эксплуатируемый арт-объект с годами становится все больше похожим на графские развалины. А значит пришло время убедить руководство вашей фирмы выделить вам средства на производство нового выставочного стенда.

Перед тем, как составить запрос для начальства и техническое задание для подрядчиков, предстоит снова, как в первый раз, ознакомиться с ожиданиями вашей компании, с задачами, с процедурами, связанными с производством нового выставочного стенда. За годы работы со старым приоритеты изменились. Потому нужно докопаться до истины как можно скорее, при этом избежав бюрократической волокиты.

 

Задайте правильные параметры выставочного стенда

В процессе подготовки к выставке вы, конечно, должны учитывать предыдущий опыт и ошибки. Но какие-то расчеты придется производить с нуля. Причина тому — присутствие в процессах слишком большого количества переменных, которые делают создание усредненного графика бесполезным и контрпродуктивным.

Допустим, вы берете за отправную точку первоначальные обсуждения необходимости производства выставочного стенда и выделяете год до того момента, когда изделие будет запущено в эксплуатацию уже на мероприятии. Так вот, для этого периода времени нужно учесть все переменные, которые могут повлиять на процессы производства, затянуть или ускорить их.

Потому, прежде чем загонять себя в жесткие рамки, надо разобраться, сколько понадобится времени на отдельные этапы и процессы изготовления выставочного стенда. А для этого надо определиться с объемами работ, параметрами будущего стенда, размерами, типом, количеством подрядчиков, подключенных к работе, заинтересованных сторон, контрактов и договоров.

  • Размер стенда. Каким он будет? Стандартный или гигантский, в два этажа? Этот момент нужно продумать тщательно. Решение будет точным, если вы уже наметили план участия в выставках на год вперед. Тогда можно вести речь об универсальном размере стенда, который можно будет использовать на больших и маленьких площадях и даже разделять, когда вы участвуете в нескольких мероприятиях одновременно. Однако стоит помнить, что на проектирование и изготовление больших и сложных конструкций уходит больше времени и средств.
  • Тип стенда. Чего вы хотите? Простенький модульный стенд, типовой, из набора шаблонов в каталоге подрядчика, куда вы внесете ваши дополнения, чтобы персонализировать дизайн. Или проект будет полностью индивидуальным для вашей компании с массой сложных элементов, полами с логотипом, вращающимися платформами для экспонатов, мигающими вывесками, сделанной на заказ мебелью, макетами вашей продукции в натуральную величину? Комплексный дизайн требует больше внимания и времени при проектировании, изготовлении, а уж тем более при монтаже и дальнейшей эксплуатации.
  • Количество заинтересованных сторон. Оно имеет большое значение для скорости, стоимости работ и набора документации, которая позволит запустить процесс производства нового стенда. Определитесь, сколько будет заинтересованных сторон, подразделений вашей компании, подключенных к работе над проектированием и изготовлением. Если один отдел принимает решения по дизайну и по финансам, по закупкам и контролю, это ускорит процесс. Но убедитесь, что это не повлияет на качество стенда.

Количество контрактов и посредников при производство выставочного стенда

В зависимости от того, будете ли вы закрывать дизайн выставочного стенда отдельно от изготовления, будет и составлена документация. Важно понимать, на какой срок заключается договор на оказание текущих услуг. Ведь вам предстоит прописывать отдельные статьи в бюджете выставки: для разработки дизайна, изготовления, монтажа. Не исключено, что все эти затраты станут вариться в едином финансовом котле с возможностью переброски средств из одной категории в другую.

Различные типы договоров — на проектирование, изготовление, хранение, обслуживание на выставке — могут содержать свои ограничения, условия по оплате, в которых недолго и запутаться. Важно знать все эти условия до того, как вы начнете писать запрос.

 

Формальности

Оформление документов — важная часть производства нового стенда, состоящая из двух важных частей: спрос и предложение, проще говоря, желаемое и действительное.

Спрос, он же «желаемое»,— это надежды, которые возлагает ваша компания на новый стенд, задачи, которые он должен будет выполнить, чтобы продвинуть ваши продукты и услуги на выставке. Сюда входят разработка дизайна, изготовление, монтаж/демонтаж, долгосрочное обслуживание. Понимание ваших собственных ожиданий, изложение их на бумаге в доступной форме помогает отсеять поставщиков и подрядчиков, которые не располагают достаточным временем, ресурсами, талантом, чтобы удовлетворить ваши потребности в отношении нового стенда. Отбор осуществляется также по ценовым критериям, которые должны соответствовать финансовым возможностям и бизнес-стратегии вашей компании.

В соответствии с запросами компании легче изучать и рынок предложений. Список, включающий маркетинговую программу, проект стенда, поможет выбрать поставщиков, чья схема работы отвечает вашим критериям. Здесь стоит опираться на собственный прошлый опыт, советы коллег. Так или иначе, изучение предложений — процесс длительный и трудоемкий для всех участвующих сторон.

 

Вопросы финансирования: стоимость выставочного стенда

Если для вас это не первый прецедент организации участия вашей компании в выставке, заказа изготовления нового стенда, тогда вы уже знакомы с требованиями регламента, документацией вашей компании, с которыми придется столкнуться, выбивая бюджет.

Опытные менеджеры по финансам непременно спросят вас о нижнем пороге бюджета, выделяемого на выставку, в том числе и для сметы на услуги, которые потребуются для дальнейшего сервисного обслуживания приобретенных вами новинок. Факторы, влияющие на реальную стоимость — изготовление, хранение, погрузка/разгрузка, доставка, установка и демонтаж, ремонт и реконструкция и так далее. Будьте уверены, финансисты вашей компании захотят знать, как все эти расходы повлияют на рентабельность инвестиций от участия в выставке.

В дополнение к информации о бюджете выставки, предоставленной бухгалтерам и финансистам в письменном виде, некоторые детали предстоит уточнить и при личной встрече, на совещании. К «деталям» относится несколько пунктов повестки дня:

  • Лимит бюджета

Установите нижний и верхний пороги бюджета, выделяемого на организацию участи в новой выставке, на изготовление стенда, на тот случай, если требования к параметрам оборудования изменятся в процессе его производства.

  • Классификация расходов

Определитесь, отдельным ли пунктом будут прописаны в бюджете расходы на дизайн и изготовление стенда. Пожалуй, это разумнее всего. Ведь в таком случае прочие расходы на участие в выставках будут рассчитаны, амортизированы и рефинансированы тоже отдельно. Однако график амортизации для стенда следует составить в индивидуальном порядке.

  • Регулирование расходов

Важна ли в этой схеме гибкость, даже если средства, отведенные на организацию участия в выставке, уже прописаны в бюджете компании? Как правило, финансовая база выделяется на целый год. Потому и тратить придется с умом, растягивая средства на все мероприятия, запланированные на этот период. Однако в случае с заказом производства нового выставочного стенда не надо забывать, что инвестиции эти долгосрочные, поскольку оборудование будет работать на нескольких мероприятиях и несколько лет.

  • Форма собственности

Тут все зависит от ваших предпочтений: удобно ли вам обладать правами собственности на ваш выставочный стенд. Например, многие частные компании, вне зависимости от размера, такую возможность имеют, в отличие от государственных, муниципальных учреждений, которым в этом праве отказано. Учитывая тонкости налогового законодательства, собственных бизнес-стратегий, некоторые экспоненты предпочитают арендовать стенды и оборудование.

 

Обсуждение деталей

Разобравшись с финансовой частью и с документацией, время переходить к деталям. Для этого понадобится сотрудничать с отделом менеджмента или закупок, который всегда в курсе всех текущих контрактов. Здесь всегда найдутся документы, в которых изложена финансовая политика компании, есть стандарты составления договоров, есть правила для контрактов на закупки.

Так вот вам предстоит выяснить, готовы ли в отделе закупок в случае чего пойти вам навстречу и сделать кое-какие послабления. Ведь если, к примеру, в бюджете, выделенном на выставку, вам придется разделить статьи затрат на дизайн и на строительство стенда, это может повлиять на решение других маркетинговых задач компании, на которые тоже выделяются деньги.

Чтобы договориться с отделом закупок быстро и легко, распишите все процессы поэтапно и детально, например: дизайнерские услуги, приобретение компонентов и конструкций для стенда, графических элементов, сопутствующие работы, необходимые для обслуживания и содержания выставочного оборудования уже после того, как оно будет изготовлено. Вполне возможно, что менеджерам понадобится дополнительная складская документация, договоры с подрядчиком на монтаж/демонтаж, бумаги для найма специализированного транспорта и техники и, конечно, рабочих.

Узнайте, есть ли стандартная схема поиска соответствующих поставщиков через исследования отрасли, через запрос информации по специальным каналам. Некоторые отделы закупок имеют роскошную базу, которая пригодится вам и в проектировании выставочного стенда. А есть и специализированные ресурсы, которые помогают экспонентам в поисках подрядчиков, материалов, идей.

Пригодятся и интернет-ресурсы, где проходят торги. Опубликуйте ваш проект там, чтобы получить несколько предложений для проекта вашего стенда. По результатам можно получить представление о стоимости на дизайн и производство, которые вы примете во внимание при окончательном выборе подрядчиков. О проведенных вами исследованиях обязательно сообщите отделу закупок вашей компании.

Закладывая в бюджет закупок производство стенда, не забудьте, что покупкой дело не заканчивается. Учтите расходы на обслуживание, транспортировку, монтаж, хранение, текущий ремонт.

В любом случае, проектируя новый выставочный стенд, внося в исходные данные, не забывайте принимать во внимание корректировки, продиктованные временем. Процесс производства может стать сложным и трудоемким, если начинать его с нуля. Но зная потребности вашей компании, имея опыт в выставочной индустрии, используя его разумно, легко творить, управлять процессом и, конечно, экономить.

Особенный помощник в управлении вашей выставкой - это наш ExpoPlanner: бесплатный план подготовки, напоминания на Вашу почту, работа на английском, немецком и, разумеется, русском, но самое главное - ExpoPlanner не просто поставит задачу, но и подскажет как её победить. В подсказках собран лучший опыт ведущих мировых экспертов. Всё для того, чтоб Ваша выставка прошла с самым высоким ROI.



Назад