​Как удержать гостей до конца деловой программы


21 июля 2016 г.



Вы организатор. Вы упорно трудитесь, готовитесь к выставке, составляете деловую программу, расписываете ее по минутам. И вдруг посреди семинара, на сборку которого вы потратили месяц, люди встают и уходят, упуская самое интересное. Что это значит? Что-то пошло не так.

Как оставить аудиторию на своем месте? Разумеется, магия тут не поможет. Но этот десяток советов позволит сохранить максимальное число участников бодрыми, веселыми и способными воспринимать информацию.

При планировании деловой программы выставки сложно не поддаться искушению и не растянуть семинары на весь день. Ведь у вас столько классных спикеров, столько тем! Нет, не делайте этого. Люди перестанут воспринимать информацию уже после 40 минут «лекции». Согласуйте со спикерами продолжительность выступлений, пусть каждое длится не больше часа, а после него следует перерыв на 10 минут. В итоге ваша деловая программа должна длиться четыре часа, максимум пять. Иначе участники мало того, что ничего не запомнят, так еще останутся недовольными. Вам это надо меньше всего.

И еще. Если вы проводите мероприятие для специфической группы участников, например, для школьных учителей, примите во внимание их рабочий график. Если люди привыкли работать, например, с 8.00 до 14.00, их организм уже адаптирован к режиму.


Подумайте, откуда и как будут добираться участники, из каких городов они летят и едут, каким видом транспорта воспользуются. И главное — сколько это займет времени. Будет ли им удобно, если мероприятие начнется в 9.00? Или лучше перенести его на 11.00, чтобы уличный трафик не задержал людей в пути? Еще важно учитывать, во сколько людям придется покинуть выставку, чтобы успеть на транспорт до часа пик или на рейс. От всех этих параметров также должны зависеть рамки вашей деловой программы.

Разумеется, невозможно предусмотреть всё. Но вы не можете принуждать людей нарушать привычный рабочий режим. Это вызовет лишь негатив. Напротив, если вы спросите посетителей, во сколько им удобно начать и закончить, это зачтется в карму.


Во всем мире делают так: ставят самых крутых спикеров в завершение деловой программы. Этот метод естественным образом побуждает участников мероприятия остаться до конца. Но есть и контраргумент: люди все равно могут уйти раньше по своим более важным делам, и в таком случае вашему главному спикеру придется вещать перед полупустой аудиторией, что тоже нехорошо. В общем, непростое решение — ставить ли важных спикеров под занавес конференции. Принимая его, учтите «крутость» спикера. Если человек действительно резонансный, вероятность того, что люди останутся его послушать, весьма велика.

Вам понадобятся те, кто будет контролировать рассадку слушателей в зале. Пустых кресел не должно быть много, особенно, на первых рядах. Не только потому, что все это плохо смотрится на фото и видео. Еще и потому, что людям, которые сидят подальше от спикера и ближе к выходу, легче встать и уйти посреди выступления. Продумайте, сколько вообще должно быть стульев и как их расставить так, чтобы все гости расселись с комфортом, но не на последних рядах. Возможно, волонтерам придется занять несколько мест в первых рядах, чтобы подать хороший пример участникам. Ведь сидеть впереди совсем не страшно.


Большая ошибка многих организаторов в том, что они ставят «большую перемену» в деловой программе ближе к концу. Так повышается вероятность того, что уставшие слушатели покинут мероприятие до его окончания. Иногда разумнее сделать перерыв на обед пораньше, чтобы к остальной части мероприятия участники были сытыми и довольными, но при этом не хотели скорее убежать по своим делам.

Пусть у входов и выходов в зал стоят ваши сотрудники, которые будут открывать и закрывать двери для тех, кто все-таки решил покинуть помещение. Во-первых, многих это и так удержит на местах, поскольку психологически сложно уйти замеченным. Во-вторых, ваши люди не будут хлопать дверьми, это не привлечет внимание остальной аудитории и не создаст эффект коллективного бессознательного желания сбежать.

Хронометраж важен, но еще важнее общение. Если к середине деловой программы вы понимаете, что график сдвигается не в вашу пользу, сообщите участникам, что перерыв на обед сокращается на 10-15 минут в связи с задержкой. Аккуратно объясните, что это необходимо для того, чтобы закончить вовремя и никого не задерживать. Донесите до аудитории, что вы преследуете их интересы, а не просто урезаете их время на отдых, потому что не смогли проконтролировать работу спикеров. Предупреждать людей об изменениях в графике важно: при сдвиге в графике они могут запаниковать, решить, что куда-то опоздают, и в итоге уйти.

В течение дня периодически анонсируйте мероприятия, поддерживайте интерес аудитории. Так выше вероятность того, что никто не разойдется раньше времени.

Устройте конкурс. И сообщите участникам, что итоги вы подведете под конец деловой программы. Это самый простой способ задержать людей на своей территории. Еще один метод заинтриговать людей — заранее анонсировать, что вы располагаете какой-то важной информацией и сообщите ее в конце деловой программы. Намекните об этом еще до выставки: в приглашениях, рассылках, на страницах в соцсетях, — чтобы все были в курсе и ждали в нетерпении, что же такого вы приготовили. Убедитесь, что ваш сюрприз действительно стоит того.


Не ставьте под конец деловой программы семинары и вокршопы, где участникам по определению надо проявлять высокую активность и участвовать в обсуждениях, деловых играх. Это может спровоцировать миграцию людей за дверь. Идеально время для подобных активностей — после обеда.

Сплошной негатив можно вызвать элементарной задержкой семинара или второй его части, которая следует за перерывом на обед. Те, кому приходится ждать, могут просто встать и уйти. Чтобы избежать этого, не делайте перерыв, опять же, близко к концу деловой программы. И гарантируйте участникам, что все закончится вовремя, точно по расписанию. Придется серьезно поработать, синхронизировать всех спикеров и сотрудников, чтобы соблюсти график. Предупреждайте спикеров о том, что до конца их выступления остается 10 минут, 5 минут, финиш. Если деловая программа идет сразу в нескольких комнатах, убедитесь, что второстепенные семинары закончатся чуть раньше главного, чтобы не создавать пробки на входах и выходах.

Естественно, самый верный способ удержать людей на своем мероприятии — подготовить действительно классный и полезный контент. И, разумеется, держать обещания: начинать и заканчивать вовремя, все анонсированные вещи претворять в жизнь и всегда ориентироваться на актуальные требования участников.

Тогда вы увидите, как часто бывает, что гости не хотят расходятся, продолжают общаться, обмениваться контактами и благодарят организаторов, что те не потратили их время зря. И посмеиваются над обязательным процентом участников, который так или иначе ушел раньше.



Назад