Как сократить расходы на участие в выставке без паники


17 декабря 2015 г.



Рассматривайте несколько предложений и вариантов расценок

Если вы получите расценки от нескольких поставщиков материалов и услуг для выставки, это поможет вам понять лучше, какая цена является самой конкурентоспособной. Конечно, стоит и поторговаться, чтобы держать вендоров в тонусе. Однако, изучая конкурентные цены на рынке, не стоит сразу хвататься за самое дешевое предложение. Погодите немного, может, ваш постоянный поставщик проявит финансовую лояльность в ходе переговоров, при этом предложив привычное для вас качество услуг.

Второй момент — это резервные поставщики в дополнение к тем, с которыми ваша компания сотрудничает постоянно. Они нужны на случай, когда для участия в выставке компании нужно немного умерить свои финансовые аппетиты.

И главное: всегда просите поставщика расписать расценки постатейно. Это позволит вам определить более точно, какие позиции можно урезать, на каких сэкономить, при этом оправдав ожидания от участия в экспозиции.

Просите помощи у поставщиков

Используйте знания и опыт ваших поставщиков при планировании и контроле бюджета. Озвучьте им цели и задачи, поставленные на выставке, выгоды, которые ваша компания хочет извлечь. Не бойтесь говорить о вашем бюджете открыто, ведь, зная ваши финансовые возможности, поставщик сможет предложит оптимальный вариант без потери в качестве. Организаторы выставки, экспоцентры в частности, в случае заказа производства или аренды стенда смогут помочь в процессах реконфигурации, доставки, монтажа, предоставив выгодные условия оплаты.

Поверьте, поставщикам тоже не хотелось бы терять клиента (особенно постоянного) из-за его временных финансовых трудностей. Поэтому разумный вендор всегда постарается помочь экспертным советом в деле сокращения бюджета, убедившись, что урезаемые статьи расходов касаются его услуг в меньшей степени.

Сократите количество персонала стенда

Лучше остановиться на меньшем, но надежном, оптимальном и эффективном составе и количестве сотрудников, которые будут работать на выставочном стенде. Это, без сомнений, сократит расходы: на трансфер, питание, проживание, командировочные, оплату труда. Вполне реально сократить до 25% от изначально запланированного количества персонала, при этом сохранив то же число посетителей, потенциальных клиентов и контактов, полученных в результате работы на выставке.

Берите услуги под ключ

Примерно 25–30% от общей экономии бюджета выставки могут составить услуги, заказанные у поставщика под ключ. Ознакомьтесь с условиями договора сотрудничества. Как правило, заказ изготовления стенда предлагается в комплекте с монтажом, доставкой, рабочей силой. Такое партнерство выгодно с точки зрения и временных, и финансовых затрат. Оцените и проанализируйте все пункты такого предложения. Смело ведите переговоры для получения скидок и бонусов, особенно в случае получения пакета выставочных услуг под ключ. Не стоит упускать ни единой возможности сэкономить, при этом оправдав все свои надежды, возложенные на участие в экспозиции.

По материалам www.exhibitoronline.com



Назад