Как сэкономить на участии в выставке


5 декабря 2017 г.



Когда дело доходит до участия в выставке, деньги просто разлетаются. Например, из-за плохого планирования, когда экспоненты упускают дедлайны и вынужденно переплачивают и непродуманного маркетинга. Причин может быть много, но Protoplan знает десять способов, как сэкономить на участии в вашей следующей выставке.

Некоторые организаторы уверены, что экспоненты будут тратить деньги на участие в выставке «просто потому, что». И они обычно правы — большинство компаний участвуют совершенно бездумно и бесцельно. Они не могут сказать «нет» некоторым выставкам, даже когда вынуждены стоять в экспозиции рядом с конкурентами, впрочем, для большинства это наоборот является мотивацией. Но что в итоге? Многие компании просто теряются на крупных выставках. Но есть и другие, которые берегут свои бюджеты и имеют успешную выставочную стратегию.

1. Не участвуйте в выставке «на автомате»

Когда приходит время подписывать договор на участие в выставке, которая состоится в следующем году, у вас еще нет возможности посмотреть на результаты выставки этого года, потому что обычно контракт организаторы стараются заключить вскоре после окончания мероприятия. И это проблема — ритуал подписания из года в год становится для многих компаний привычкой. Большинство думает: «Все будут, и я буду». Разве это не странно? Если вы не участвуете в выставке, это не значит, что вы выходите из бизнеса. Если выставка не дает результата, просто игнорируйте ее, иначе это превращается в пустую трату времени и денег. И не важно, обещают ли организаторы вам лучшее место для стенда, если вы подпишете контракт «прямо сейчас». Сперва смотрите на цифры и изучите подробно расписание выставок 2018. Если результатов нет, прекратите тратить деньги.

2. Работайте с поставщиками услуг во время подготовки к выставке

Есть компании, которые стремятся сэкономить на изготовлении и сборке выставочных стендов, экранах, вывесках, баннерах, раздатке и прочем, делая максимум работы самостоятельно. Но тут есть две проблемы. Первая — порой желание сэкономить в таких ситуациях становится слишком очевидно, потому что сразу понятно, когда делом занимаются непрофессионалы. Вторая — вы или ваши сотрудники будете тратить неоправданное количество времени на задачи, с которыми профессионалы справятся быстрее и лучше, а в это время прямыми обязанностями заниматься будет некому. Вместо того чтобы тратить время на мелочи, стоит делегировать задачи подрядчикам и просто координировать их работу. А силы сотрудников направить на общение с клиентами. В конечном счете, такая политика позволяет не просто экономить, а еще и зарабатывать.

3. Торгуйтесь с организаторами выставки и подрядчиками

Часто ли вы торгуетесь, когда организаторы называют вам стоимость участия в выставке? Когда вам называют сумму, не соглашайтесь сразу, всегда ведите переговоры, спрашивайте, что входит в стоимость, что еще можно включить в эту цену, какие услуги вам предоставят. И научитесь говорить «нет» организаторам выставок, если они озвучивают вам неоправданно высокую цену.

4. Подождите до следующей выставки и изучите выставочную статистику

Обычно такое решение расстраивает организаторов: вы отказались платить, решили не участвовать, а сперва посмотреть, как пройдет выставка в этом году, прежде чем заключать сделку. Умный ход. Зачем тратить деньги на недоказанные практикой посещаемость и эффективность? Если выставка хорошая, и вы увидите это своими глазами, никто не помешает вам принять в ней участие в следующий раз. Если нет, то вы сэкономите кучу денег. Внимательно изучайте статистику в расписании выставок онлайн. Цифры говорят громче любых слов. Благодаря новой функции сравнения выставок в каталоге Protoplan, экспоненты делают выбор просто и уверенно: все выбранные выставки собраны в таблицу, где представлены все данные по количеству участников, посетителей, выставочной площади и рейтингу мероприятию.

5. Посетите и изучите выставку

Конечно, организаторы остаются не особо довольны, когда вы на предложение заплатить деньги заявляете о своем желание сперва отправить пару сотрудников на выставку, а еще хуже — провести среди экспонентов и посетителей небольшой опрос, мотивируя это тем, что вам необходимо собрать информацию, прежде чем соглашаться на участие в выставке. Тем, кого вы отправляете на мероприятие и оплачиваете командировку, поставьте четкие задачи: вам необходимо получить краткие конспекты основных моментов деловой программы и презентаций, описание переговоров и список достигнутых договоренностей с контактами экспонентов и посетителей, мнение о стендах конкурентов, примерный подсчет затрат, которые могут понадобиться для участия в выставке в следующем году. Потому что вы, так или иначе, потратите деньги, а ваши вложения должны окупаться.

6. Организуйте свою мини-выставку

Соберите свой кружок по интересам. Проще сделать это вокруг крупной отраслевой выставки — в том же городе, в те же дни, возможно, в том же Экспоцентре. Проведите собственное небольшое событие — пусть это будет деловой завтрак, обед или ужин, круглый стол или конференция, презентация, семинар или лекция. Во время крупной выставки ваша аудитория собрана в одном месте, вам просто надо взять и переместить ее поближе к себе и сконцентрировать внимание людей на своей компании или продукте. И это обойдется вам в разы дешевле, чем участие в большой выставке. Кроме того, так вы не потеряетесь среди десятков конкурентов.

7. Участвуйте в коллективных стендах

Если вам обязательно надо участвовать в выставке, а бюджет ограничен, попробуйте найти либо крупную мультибрендовую компанию, которая предлагает фирмам поменьше выставиться на ее стенде, либо участвуйте в коллективных стендах, которые организуют профессиональные ассоциации. Так вы сэкономите не только деньги на разработку и создание стенда и экспозиционную площадь, но и массу времени, которое обычно тратится на организационные моменты. Конечно, в таком случае ваша компания будет представлена на выставке не так выгодно, как могла бы с отдельным стендом, но этот вариант выгоден, например, при дебютном участии в международных выставках. Он позволяет без особых затрат разведать обстановку.

8. Продажи на выставке: оставьте большинство сотрудников дома

Разумеется, на выставке вы хотите произвести впечатление на клиентов. Но мы же говорим об экономии. Если на вашем стенде работает 15 человек, это еще не показатель уровня вашей компании. Порой толпа стендистов не просто похожа на людей, ожидающих автобуса на остановке, она действительно может отпугнуть клиентов. Лучше меньше, но лучше. Пусть это будут пять человек, но способных работать с аудиторией. А еще попробуйте избавиться от электронных панелей и прочих гаджетов, с которыми сейчас так модно работать. Нет электроники и необходимости подключаться к интернету — вы экономите 90% затрат на электричество. При хорошо натренированных стендистах вам не понадобятся мониторы, чтобы привлечь внимание посетителей на выставке. Сделайте что-то творческое, устройте интерактив, дискуссии на стенде. И если вы организуете все качественно, эффект будет гораздо выше, чем от прокрутки промо-ролика на большом экране.

9. Спрячьтесь на выставке

Займите самое дешевое место в экспозиции, проведите свою конференцию или презентацию в самой маленькой и неприметной комнатке в Экспоцентре. Попробуйте буквально спрятаться на следующей выставке — и вы сэкономите деньги на аренде, много. Если вы хорошо поработаете с аудиторией до мероприятия, люди непременно найдут вас, где бы вы ни скрывались.

10. Поймите, как распределять бюджет на участие в выставке

Если вы осознаете, что деньги на выставке улетают в трубу, несмотря на все ваши усилия, это значит лишь одно — руководитель компании, который в конечном итоге принимает решения, не следит за бюджетом. Но кто-то должен взять ситуацию под контроль, нести ответственность и заботиться о том, что происходит с деньгами, потраченными на экспонирование, спонсирование и участие в выставках. Все эти советы выше — это лишь быстрые способы сэкономить деньги на следующей выставке. Но важно другое: проследить связь между потраченными и сэкономленными средствами и эффективностью и понять, куда все-таки стоит инвестировать больше — в выгодное расположение стенда, в его дизайн, в инновации или работу с аудиторией до выставки и во время мероприятия. Всегда анализируйте и делайте выводы.

Десятки и сотни полезных выставок и выставок-ярмарок для вашего бизнеса всегда найдется в каталоге выставок Protoplan — в нем собраны более 17 тысяч выставок со всего мира. Статистика, контакты организаторов, рейтинги — все данные в каталоге выставок Protoplan регулярно обновляются и остаются актуальными.

Готовьтесь к выставке просто и быстро, в этом вам поможет бесплатный онлайн-инструмент ExpoPlanner — это шаблоны документов, надежные оповещения о сроках и задачах сделают подготовку выставке максимально удобнойю. Благодаря планированию выставки, эффект от участия будет значительно выше. Просто попробуйте.



Назад