Как не превысить смету затрат по выставке


5 ноября 2015 г.



Не зацикливайтесь на размерах и формах выставочных стендов

Почти все материалы и формы выставочных стендов в поставке будут стандартными. Если вы задумываете сделать их оригинальными и необычными, готовьтесь за это немало заплатить. Все нестандартное нужно сначала найти, изготовить, подогнать под предлагаемую геометрию выставочного павильона. Это время, которое стоит денег, которые улетают в космос из вашего кошелька.

Изогнутые формы ярко выделяются на общем фоне прямолинейных стендов, которыми изобилуют выставки. Но производство любых нестандартных конструкций требует больше рабочих часов, материалов. Кроме того, при производстве стендов гнутых и криволинейных форм остается много отходов, которые попросту выбрасывают. То есть ваши деньги отправляются прямо на свалку. В итоге изготовление изогнутых стендов обходится на 50-100% дороже, чем стоимость аналогичных прямоугольных.

Другой вопрос, если изогнутые элементы вам крайне необходимы. Тогда даже в смете на изготовление стенда они должны быть вынесены в отдельную графу «обязательные элементы», чтобы команда дизайнеров знала ваши приоритеты при подборе материалов и просчитывала дополнительные расходы, понимала, в какие пункты вы хотите инвестировать в первую очередь. В поисках качественных и доступных материалов они будут ориентироваться на выполнение главной задачи: причудливая форма выставочного стенда не должна разорить бюджет, но выполнить цели вашей компании на мероприятии.

Выбирайте отделочные материалы не за красоту, а за практичность и универсальность

Глянцевые, блестящие, с металлической «искрой» материалы, конечно, добавят шик вашему выставочному стенду, но и сильно ударят по бюджету.

Например, если нечто белое, стандартное и матовое стоит 100, то текстурированная, глянцевая, металлизированная альтернатива будет стоить 400. То есть декор выставочного стенда ради эстетики и шика вы заплатите в четыре раза больше за то, что легко поцарапать, повредить, что требует особого ухода, хранения и частой замены. В сумме это выйдет 400+бесконечность.

Думайте в перспективе. Держите в голове простые конструкции выставочного стенда, которые поддерживают ваши маркетинговые послания и цели.

Речь не идет о том, что вам никогда и ни за что нельзя использовать нестандартные материалы, отделку и декор. Просто этот пункт сметы должен быть тщательно проработан вместе с проектной группой, чтобы изучить все варианты, остановиться на чем-то определенном с конкретными ценами. А главное, надо убедиться, что каждый из выбранных материалов — то, что надо для достижения ваших целей на выставке без дополнительных затрат.

Чтобы участники проектирования стенда для экспозиции были осведомлены о ценах, во время обсуждения должны присутствовать они все, включая команду дизайнеров. Это сделает и вас более информированным покупателем, имеющим четкое представление о конечном результате и расходовании бюджета.

Помните о затратах на доставку, монтаж\демонтаж и хранение

При покупке нового стенда, заказчик сосредоточен больше на затратах на проектирование, дизайн, производство. А ведь еще на начальном этапе надо думать и о доставке, и о монтаже\демонтаже, и о хранении. Эти пункты выставочного меню во многом определят выбор размера стенда, вес конструкций и материалов, от которых, в свою очередь, будет зависеть упаковка для стенда, площади для его хранения. Все это отразится на финансах не единожды, а в течение нескольких лет, покуда вы будете пользоваться стендом. Таким образом, забыв о транспортных, трудовых и прочих затратах, еще до начала проекта вы обрекаете несколько своих выставочных бюджетов на разбазаривание.

В независимости от того, сколько стоит ваш стенд для выставки, порядка 10-15 % от его стоимости будет уходить на транспортные, трудовые, складские нужды. Понятное дело, что это дополнительные затраты для каждой экспозиции, в которой вы участвуете. А если мероприятий в течение года несколько, это отражается и на ежегодных расходах компании.

Подстраховаться можно, на стадии проектирования обсудив в несколько этапов с дизайнером ряд важных вопросов:

  • Сколько весит каждый элемент стенда?
  • Какой тип и размер упаковки для транспортировки и хранения потребуется?
  • Сколько времени и рабочих нужно, чтобы выгрузить\загрузить стенд?
  • Каково оптимальное количество часов и человек потребуется для монтажа\демонтажа?
  • Существует ли более экономичный вариант стенда с идентичным маркетинговым эффектом?

Экономьте на объеме и весе самой упаковки. Если возможно менять тяжелые деревянные полеты ящики на алюминиевую, картонную и тканевую упаковку без ущерба для конструкций и материалов стенда, вперед!

Оценивая трудозатраты, склоняйтесь к более быстрой установке стенда силами бригады, достаточно компетентной, чтобы выполнить основную часть монтажа. Временные затраты могут увеличиться, если бригада рабочих будет неопытной, если детали и компоненты стенда будет сложно соединить. Замысловатая установка потянет дополнительные расходы. Исключите эти риски на стадии проектирования.

Продолжение следует...



Назад