Как нарушать правила (продолжение)


10 марта 2016 г.



  1. Предоплата за услуги складского хранения. В заранее оплаченном складе на выставке обычно можно рассчитывать на бонусы со стороны организаторов как для благонадежного экспонента. Например, можно попросить о периоде бесплатного хранения, который иногда прописан в договоре, а иногда и обговаривается индивидуально. В любом случае стоит обсудить этот вопрос с организаторами выставки. Ведь не исключено, что в вашем графике экспозиций возникнет пауза между мероприятиями, а вам понадобятся несколько дополнительных дней для хранения вашего оборудования, рекламных материалов или стенда.
  2. Дата и время заезда на выставку. По этому пункту могут быть расхождения в хронометраже, если доставка вашего оборудования для экспозиции осуществляется с другого мероприятия. Вы вполне можете рассчитывать на послабления в правилах организаторов, если предупредите их заранее. Худшее, что может вас ожидать,— небольшой штраф за несоответствие срокам. Переговоры нужно начать с менеджером выставки, который, в свою очередь, обсудит условия и временные рамки с отделом отгрузки, чтобы урегулировать в числе прочего графики транспортировки, монтажа/демонтажа стенда по мере необходимости.
  3. Раздельная доставка. Вы можете запросить смешанную обработку грузов и по характеру упаковки, и по доставке, и по срокам. Положим, стенд, основную часть выставочного оборудования, мебели вы транспортируете раньше, чем рекламные материалы, сувениры, полиграфию. Мелкие вещи могут быть доставлены позже, а также в течение времени, пока проводится выставка. Для такого груза вам нужен билет только в один конец, ведь вы собираетесь распространять рекламные материалы во время мероприятия. Такое разделение окажется полезным и при оплате счетов за доставку, так как «обратная дорога» обойдется вам дешевле.
  4. Специальные условия погрузки/разгрузки. В зависимости от того, какое оборудование, какие человеческие ресурсы требуются для обработки вашего груза, вы можете обговорить специальные условия оплаты услуг. Большинство подрядчиков берут дополнительную плату за работу с крупногабаритными вещами. Надо отметить, что в случае с выставочной индустрией все грузы классифицируются как крупногабаритные. Если вам не требуются специальная техника, транспорт, дополнительные рабочие силы для погрузки и выгрузки, сообщите об этом подрядчику заранее.
  5. Время выступлений. Ваши брифинги, пресс-конференции, переговоры, приемы на выставке можно проводить не только в пределах установленных мероприятием временных рамок. Бизнес-встречи могут состояться и после окончания выставочного дня, если будет такая договоренность с оргкомитетом. Но может потребоваться дополнительная плата, например, за безопасность, сопровождение гостей от входа до вашего стенда.
  6. Досрочный выезд с выставки. Эту опцию разумно использовать, если вам нужно покинуть одно мероприятие в срочном порядке и в сжатые сроки, чтобы успеть на следующее. Проработайте этот момент с организаторами выставки. Договоритесь о том, чтобы ваше выставочное оборудование, упакованное должным образом, хранилось отдельно, давая вам возможность беспрепятственно забрать и отгрузить его раньше остальных экспонентов. Это ускорит ваш отъезд. Также организаторы выставки могут предоставить льготные условия на погрузочные работы и транспортные услуги.
  7. Тайминг монтажа/демонтажа. Некоторые организаторы выставок строго ограничивают время, отведенное на то, чтобы установить, а затем и разобрать стенд. Если эти рамки потенциально важны для вашего подрядчика, занятого на этих работах, следует обговорить с менеджерами выставки возможность предоставления дополнительных часов для вас после закрытия павильона. Скорее всего, вам понадобится встреча с департаментом, обеспечивающим охрану, список сотрудников, которые будут работать на стенде, заявка на конкретное количество часов.
  8. Правила пожарной безопасности. Зачастую еще на стадии разработки стенда становится понятно, могут ли возникнуть расхождения с правилами пожарной безопасности, предусмотренными на выставке. Свяжитесь с ответственным лицом, чтобы обсудить спорные моменты и устранить их. Если отклонения от правил не глобальные, их можно скорректировать, разместив требуемые пожарное оборудование на вашем стенде. В любом случае вам нужна консультация специалиста, ведь в данной сфере каждая мелочь имеет значение: расстояние до входов/выходов, до огнетушителей, ширина лестниц (если стенд двухэтажный) и множество других спецификаций.
  9. Выставление счетов. Условия и время оплаты обговариваются индивидуально. Конечно, любого радует оплата своевременная, по факту, а еще лучше заранее. Однако выставка — это процесс, в котором задействовано, как правило, множество подрядчиков, а также финансовых документов, а соответственно, сроков, условий и так далее. Свести все это к единому знаменателю сложно. Но можно обговаривать возможность выставления счетов и оплаты их задним числом, к примеру, в течение трех недель после окончания выставки.

Пишем

Любая логически обоснованная и аргументированная просьба о послаблениях в регламенте, об изменениях в общепринятых условиях найдет отзыв в сердцах организаторов выставки. Включите в вашу заявку все аспекты, которые поспособствуют росту вашей привлекательности как экспонента, уменьшению расходов. Особенное внимание организаторы выставки обращают на те послабления в правилах, которые могут повлиять на других экспонентов — и негативно, и позитивно. Обязательно приложите к вашей заявке визуальные материалы: фотографии, дизайн-макеты, образцы, планы и схемы. Имейте в виду, что просьба об отступлении от правил распространяется не на все подряд. В частности, это касается как раз тех изменений, которые влияют на всю экспозицию в целом.

Ждем

Как отмечено выше, чем раньше вы отправите заявку на разрешение для отступления от правил организаторам выставки, тем выше шансы на получение не только положительного ответа, но и большего количества уступок. Примерный тайминг должен быть таким:

— за 3–4 месяца до выставки изучите весь набор документации, правил, регламентов;

— за 2–3 месяца до мероприятия отправьте запрос организаторам выставки;

— за 1–2 месяца получите письменное подтверждение обо всех договоренностях и исключениях из правил.

Получаем желаемое

Получите от организаторов выставки все подтверждения об отклонениях от правил в письменном виде с печатями и подписями всех лиц, задействованных в вашем «деле». До, во время и после экспозиции держите под рукой все копии документов, подтверждающих разрешения на изменения. В случае возникновения спорных ситуаций вы всегда сможете дать обоснования своим действиям.

Не стесняйтесь спрашивать, иначе лишите себя шансов на уступки. Не бойтесь услышать «нет», ведь, как у всякого разумного экспонента, у вас должен быть и план Б. Помните главное: позитивный настрой, смелость, осведомленность, креативность и умение идти на компромисс — все, что вам нужно, чтобы получить от организаторов выставки именно те отступления от правил, которые требуются вашей компании для достижения поставленных целей.




Назад