​Как грамотно распорядиться годовым выставочным бюджетом


12 января 2017 г.



Планируя маркетинговый бюджет на предстоящий выставочный сезон, мы, маркетологи, вполне обоснованно постоянно обращаемся к своему прошлому опыту. Как и всякое начинание, от которого ждут высокой отдачи, участие в выставке, каким бы по счету оно ни было, требует вложений. Оценка прошлых затрат и анализ их эффективности помогут тщательно выстроить стратегию на будущее и более равномерно распределить средства и усилия.

Ожидания от участия в выставке

Оцените еще раз эффективность выставок, в которых ваша компания приняла участие в прошлом сезоне. Решите, стоит ли в этом году снова присутствовать на всех них. Посчитайте, какой была отдача от инвестиций в выставку. Получили ли вы ту аудиторию участников и посетителей, на которую рассчитывали? Какой масштаб соответствует вашим маркетинговым целям в этом году? На чем сосредоточиться: на региональных мероприятиях или на крупных национальных экспозициях? Рассмотрите и проанализируйте каждую выставку в индивидуальном порядке, соберите информацию о ходе мероприятий, запланированных организаторами на предстоящий сезон.

Бюджет на аренду площади для стенда

Какой будет площадь стенда на каждой из выставок? Есть ли причины и возможность увеличить ваше экспозиционное пространство на одной и уменьшить на другой?

Разберитесь, удерживает ли организатор постоянную цену на аренду выставочных площадей или меняет ее в течение года. Это касается и набора документации, а также правил — они могут отличаться в зависимости от места проведения.

Промоматериалы

Проанализируйте прошлый опыт продвижения компании как экспонента до и после выставок с точки зрения эффективности. Попробуйте не делать прямую рассылку пресс-релизов и приглашений по всей клиентской базе, а сосредоточиться на создании отдельного списка контактов, от которых был наибольший отклик в прошлые разы. Отправку корреспонденции подкрепите информационным всплеском в новостной ленте на сайте вашей компании, на страницах в социальных сетях.

Промоматериалы стоит предусмотреть на весь выставочный сезон. Стало быть, они не должны иметь привязку ко времени, но быть универсальными и обладать способностью работать в долгосрочной перспективе.

Стимуляция продаж

Как вы собираетесь продавать? Какой инструмент для работы с клиентом на выставке собираются использовать ваши менеджеры? Опросы? Сбор визитных карточек?

Если вы запланировали много выставок, то лучше результаты опросов, контакты потенциальных клиентов сразу переводить в электронный вид, используя планшетные компьютеры непосредственно в ходе работы на стенде. Это поможет упорядочить записи по каждому мероприятию, систематизировать данные и их дальнейшую обработку. К тому же это сократит расходы на бумажные носители, сэкономит рабочее время и усилия.

Стенд

Здесь большую роль играют затраты на погрузку, доставку, монтаж и демонтаж стенда. Важна и способность выставочных конструкций к легкой и быстрой реконфигурации, умение адаптироваться под любые условия и площади. Оцените характеристики стенда, который уже имеет ваша компания. Если вам предстоит плотный выставочный сезон, да еще и не один, возможно, стоит задуматься об инвестициях в новое выставочное оборудование с учетом изменившихся потребностей, целей и задач. Постоянная смена места проведения экспозиции подразумевает приобретение чего-то более легкого, универсального, адаптивного.

Обратите внимание на рекламную графику. Останется ли она актуальной в течение всего выставочного сезона? Имеет смысл изготовить набор сменных модулей под уже имеющуюся основную конструкцию, чтобы вовремя обновлять свои рекламные сообщения.

И конечно, отдельно рассмотрите вопрос по медийной технике. Если ваша компания использует ее для экспозиции постоянно, но при этом каждый раз арендует, может, имеет смысл приобрести необходимое оборудование — один раз и надолго?

Персонал

Оцените расходы на персонал, работающий на выставке. Возможно, у вашей компании имеется внутренний распорядок, который регламентирует количество сотрудников, выделяемых для управления стендом.

Сопоставьте масштабы и специфику всех запланированных выставок, характер ваших PR-действий на них, место расположения стенда, его размер, маркетинговые задачи. Это поможет запланировать заранее, сколько людей должно работать конкретно на каждой из экспозиций.

Для выездных выставок позаботьтесь о транспортировке и проживании персонала компании заранее. Бронировать авиабилеты и гостиничные номера на следующий год лучше уже сейчас. Или по крайней мере можно начать мониторить цены, динамику их изменения, чтобы найти достойные, выгодные предложения.

Выводы

Составляйте таблицы и графики расходов для каждой экспозиции. На основе этих данных проводите совещания с отделом продаж вашей компании. Это даст ясное представление об эффективность той или иной выставки для вашего бизнеса, о резонности затрат. Таким образом вы создадите хорошую аналитическую базу для планирования расходов на выставки в следующем сезоне и сможете растянуть бюджет с максимальной отдачей от мероприятий в течение года.

А как планируется выставочный бюджет в вашей компании? Делитесь опытом!

 



Назад