​Чтобы у вас всё было, а вам за это ничего не было


3 марта 2016 г.



Если правила созданы, чтобы их нарушать, должна быть и карта обходных путей. И чтоб ее составить, потребуется подробный «план местности».

Исключения из правил. Они существуют даже в строгом, регламентированном, спланированном до мелочей выставочном мире. Но если во время следующей экспозиции вы оглядитесь вокруг, то наверняка увидите ряд участников, которые явно отступили от некоторых правил организаторов. Как это у них получилось? Просто они набрались смелости и терпения и воспользовались опцией «исключения из правил». Такое тоже возможно. Но и здесь есть свои правила.

Но с чего же начать? К кому обратиться за разрешением? Какие формы заполнить и кому их отдать? Существуют ли временные рамки для подобных заявок? Какие отступления от правил выставки в принципе можно запросить? Начнем разбираться по порядку.

Читаем

Главное — прочесть все те информационные материалы, регулирующие документы, которые предоставят вам организаторы выставки. Здесь вы обнаружите и общие правила, и условия аренды площадей и стендов, регламенты выставочных объединений, перечень услуг для экспонентов, директивы от организаторов или экспоцентра. Не забудьте про бумаги от менеджеров, подрядчиков и субподрядчиков. А в зоне вашего пристального внимания должны быть те пункты и параграфы договоров и правил, которые расходятся с вашими целями и задачами на выставке. Потому итогом прочтения всей кипы бумаг должен стать список всех противоречий, которые удастся выявить. И вот из этого списка уже можно выбирать те изменения в правилах, которых вы потенциально можете добиться, чтобы сделать ваше участие в выставке более эффективным.

Думаем

Такие действия, как и все прочие в выставочной индустрии, стоит начинать заранее еще на стадии планирования. Если вы решили действовать вопреки существующим правилам и уже наметили обходные пути, примерно за 60, а лучше 90 дней до мероприятия начать контактировать с организаторами экспозиции. Этого времени будет достаточно для менеджера выставки, чтобы рассмотреть ваш запрос и принять решение об отступлениях от правил. В это время и вы, и сторона организаторов смогут понять, каким образом повлияют изменения в регламенте на действия всех департаментов, подрядчиков, например, на ваших соседей по павильону, менеджеров объекта, пожарных, охранников, чиновников.

Зачастую один лишь только факт того, что вы задаете дополнительные вопросы, демонстрируя обширные знания правил и регламентов, располагает организаторов выставки пойти вам на уступки. Особенно если запрос, сделанный вами, был составлен в соответствии с требуемыми формами.

Ищем лазейки

  1. Особые условия, пункты мелким шрифтом и под «звездочкой». Они всегда найдутся в любом договоре и контракте. Поручите команде по подготовке к выставке и юридическому отделу вашей компании изучить все эти тонкости. Таким образом, удастся отыскать, например, варианты различных отсрочек, скидок, степени ответственности сторон и так далее. Постарайтесь воспользоваться этими возможностями до подписания договора, включив в него удобные вам пункты.
  2. Депозитные платежи. Когда графики платежей, предусмотренные договором с организатором выставки, не совпадают с общими финансовыми планами и графиками вашей компании, вы вполне можете попросить об индивидуальной схеме выплат. Каждый пункт здесь следует обговорить с бухгалтерами вашей компании, чтобы уложиться в условленные сроки.
  3. Отсрочка. В случае, когда существует вариант опоздать к периоду скидок и дисконтов, к раннему бронированию площадей, стендов, различных услуг, постарайтесь сделать оговорку в вашем выставочном контракте, дающую вам право отсрочки на неделю-две по серьезным обстоятельствам. Это даст вам некоторый запас времени, чтобы собрать и предоставить всю необходимую документацию для получения скидок, особых условий и форм обслуживания.
  4. Измерение в кубометрах. Как правило, экспоненты и организаторы используют в качестве отправной точки меры площади — квадратные метры. Однако трехмерное измерение поможет вам эксплуатировать все арендованное на выставке пространство на 100 %. Почему-то все забывают, что, помимо длины и ширины стенда, существует еще и высота, ограничения для которой порой прописаны, а порой и упущены и в правилах выставки. В руководстве для экспонента отыщите этот пункт, ведь на нем можно немало выиграть, составляя заявку на отступление от правил.
  5. Высота стенок. Наиболее распространенные стандарты по высоте выставочных стендов — линейные конструкции по 2,5 метра, кабины по периметру до 3,5 метра и для экспозиций, расположенных на полуостровах и островках высота 5–7 метров. Эти цифры организаторы выставки могут изменять по запросу от участников. Все зависит от потенциала непосредственно павильонов, от высоты потолков. Спрашивайте. Может, вам и не позволят сделать боковые стенки стенда выше, но уж заднюю — наверняка, что сделает экспозицию вашей компании гораздо заметнее на фоне остальных.
  6. Вывески. В отношении них «Руководства для экспонентов» имеют некоторые предписания в отношении различных конфигураций стендов. Но и здесь в зависимости от технических характеристик павильона и лояльности организаторов выставки участники могут просить об уступках. Высота расположения вывесок варьируется и в зависимости от особенностей стенда — линейного, углового, островного, полуостровного и так далее. Если изменения, внесенные вашей компанией в дизайн, не нарушат пространства соседей по экспозиции, не ухудшат общий вид выставки, скорее всего заявка на отступления от правил получит подтверждение. Соседи не против, руководство не против, а значит никаких проблем.

Осветительные приборы. Если на вашем стенде предусмотрено достаточное количество специальной подсветки, мониторов, чувствительных к свету, подиум для презентаций, разумно будет ограничить освещение сверху и над входной зоной. Обсудите этот вопрос с подрядчиком, со специалистами оргкомитета выставки. Возможно, существует вариант приглушить или вовсе выключить потолочное освещение павильона над вашим стендом. Не исключено, что вам пойдут навстречу, но за дополнительные работы электриков придется заплатить.

Продолжение следует...



Назад