10 идей для эффективной подготовки к выставке


16 мая 2018 г.



Дефицит идей и отсутствие маркетинговой стратегии губительно для организаторов и участников выставки. Продумайте каждую мелочь и всегда придерживайтесь плана. Что учесть при подготовке к выставке, расскажем в свежем выпуске блога Protoplan.

1. Сделайте свой выставочный стенд информативным
Стенд — это один из главных пунктов плана подготовки к выставке. Участие в любом проекте — это маркетинг, поэтому у компании должна быть готовая стратегия выставочного маркетинга, включающая описание позиции компании на рынке и детальное описание продуктов и услуг. Все это должно быть прописано подробно, четко и просто. Выясните, какое уникальное торговое предложение компания намерена представить на выставке, и отразите его в дизайне выставочного стенда, чтобы посетители не смогли пройти мимо. Размер шрифта, цвет, размеры вывесок, размещение — все это крайне важно учесть при разработке стенда.

креативный выставочный стенд Protoplan

2. Вычисляйте ROI участия в выставке

Следите за своими расходами. Подумайте, что выгодней — покупать или арендовать стенд? Выбирайте вариант, исходя из логистики, чтобы сэкономить. Будьте внимательны к командировочным расходам на персонал, который будет работать на выставке. Надо четко понять, сколько сотрудников понадобится на стенде, чтобы работа была эффективной. Что касается перелетов и проживания, бронируйте их заранее — стоимость рейсов и номеров в гостиницах в дни проведения в городе крупных выставок часто возрастают.

3. Место, место и еще раз — место стенда на выставке

Свяжитесь с организаторами выставки как можно раньше и постарайтесь выяснить, какие наиболее выгодные места для размещения стендов вам могут предложить. Изложите свою мотивацию участия в выставке менеджеру, посоветуйтесь, какое выставочное место лучше всего будет соответствовать целям и задачами, а также стенду, если он уже в разработке. Изучите деловую и развлекательную программы выставки. Если в программе много деловых мероприятий, имеет смысл рассмотреть размещение стенда поближе к залам, где будут проходить презентации и семинары. Другой вариант — встать рядом с зоной фудкорта или входами и выходами из выставочного зала.

выгодное местоположение стенда на выставке
4. Продумайте размер стенда на выставке

Важно, чтобы стенд не был намного меньше, чем у конкурентов. Но размер, конечно, не единственное, что имеет значение. Большое и пустое выставочное пространство не интересно для посетителей выставки, поэтому продумайте какие элементы привлечения внимания вы будете использовать. Возможно подойдет и компактный стенд, если вы, например, планируете использовать интерактивные стойки для информирования посетителей о своих продуктах и услугах — они значительно экономят место. Оцените свои варианты и затраты. Узнайте как можно больше о конкурентах. Изучите список участников-экспонентов. Попросите его у организаторов выставки, если он не размещен на сайте. Решите, какую выставочную площадь вы можете себе позволить, а затем проконсультируйтесь с экспертами в области проектирования и строительства стендов, которые делают интересные и содержательные проекты.

размер стенда на выставке Protoplan

5. Используйте современные технологии на выставке

Иногда лучше вложиться в использование современных интерактивных технологий, чем в выставочную площадь. Но технологичным должен быть и сам процесс подготовки к участию в выставке. Есть сервисы, которые позволяют не пропустить дедлайны и грамотно подойти к планированию. Разработанный нами онлайн-инструмент ExpoPlanner поможет новичкам и опытным экспонентам подготовиться к выставке быстро и просто, учесть все мелочи, ничего не забыть и успеть вовремя. Регистрируйтесь и пользуйтесь, чтобы повысить эффективность участия в выставках. Еще один инструмент, но теперь уже для планирования застройки мероприятия — SpacePlanner. Он позволяет виртуально расставить объекты в пространстве, сформировать предложения для потенциальных клиентов и спонсоров, просчитать бюджет и выдать онлайн-каталог прямо на сайт мероприятия. С удобной и простой навигацией справится даже начальный пользователь.

интерактивные технологии на выставке

6. Запросите статистику посетителей выставки у организаторов

Вы знаете профиль своих потенциальных клиентов. Но вы должны знать «в лицо» тех, кто придет на выставку. Если организаторы выставки не публикуют статистику по посетителям на своем сайте, то обязательно запросите ее в частном порядке. Это позволит проанализировать трафик и лучше подготовиться к мероприятию.

7. Отправьте личные приглашения на стенд посетителям выставки

Если у вас есть список контактов потенциальных посетителей выставки, то обязательно накануне участия в выставке сделайте рассылку с индивидуальными именными приглашениями на стенд. Такую же рассылку необходимо сделать, разумеется, и по базе действующих клиентов компании. Расскажите вкратце, что вы планируете показать на стенде, в каких мероприятиях деловой программы выступить и пообещайте что-нибудь интересное каждому посетителю. Небольшие сувениры увеличат шансы визита посетителей выставки на стенд.

8. Будьте хорошим слушателем на выставочном стенде

Каждый стендист должен уметь не только донести информацию посетителю выставки быстро и понятно, но и внимательно выслушать его и сделать правильные выводы. Работники стенда должны обязательно делать пометки о диалоге с каждым посетителем стенда, в том числе и на собранных визитках, чтобы работать с этой информацией при анализе участия в выставке было удобно. Стоит также составить список часто задаваемых посетителями выставки вопросов, проанализировать их и учесть выводы в ходе подготовки к выставке в следующий раз.

9. Изучите деловую программу выставки и участвуйте в ней

Внимательно изучите деловую программу выставки, как только ее опубликуют организаторы. Можно и заранее поинтересоваться у них, как ваша компания может представить себя в рамках деловых мероприятий, например, технические специалисты или маркетологи могут выступить с мастер-классом или презентовать продукт участникам мероприятия. Если участие в деловой программе организовать сложно, то выберете сотрудника, который будет посещать основные мероприятия по вашему профилю, зафиксирует не только тренды рынка, но и составит список тех, кто был на лекциях и семинарах — все они могут стать вашими клиентами, если грамотно распорядиться контактами.

работа с посетителями выставки Protoplan

10. Анализируйте поведение посетителей выставки

Посетители выставки делятся на две группы: те, кто остановился у вашего стенда, и те, кто прошел мимо. В обеих группах есть ваши действующие и потенциальные клиенты. Но участие в выставке чаще всего направлено на расширение клиентской базы, поэтому проследите, что заставило людей пройти мимо стенда. Возможно, стоит даже провести краткий опрос посетителей. Помните, что главная причина, по которой вы инвестировали в выставку, — это лидогенерация. Постарайтесь собрать максимальное количество контактов на выставке даже среди посетителей, которые не остановились у вашего стенда. В дальнейшем у вас будет время исправить ситуацию и заинтересовать будущих клиентов в вашем продукте.

Выбрать подходящую выставку в России или за рубежом легко с помощью онлайн-каталога выставок Protoplan. В нем собраны все необходимые сведения о 19 тысячах выставочных проектов — промышленных выставках и выставках-ярмарках по всему миру.

Подготовиться к ним поможет наш бесплатный онлайн-сервис ExpoPlanner. Регистрируйтесь и повышайте свою эффективность на выставках.

Попробуйте и наш новый инструмент для организаторов мероприятий любого масштаба — от крупных промышленных выставок до небольших семинаров. SpacePlanner помогает с расстановкой стендов, мебели и всего, что только можно себе представить.

И не пропускайте полезные статьи для организаторов выставок и экспонентов, которые мы регулярно публикуем в блоге Protoplan.




Назад